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Gestão e Negócios

Como organizar o e-mail corporativo e aumentar sua produtividade

E-mail corporativo

Uma das principais formas de comunicação nos dias atuais, o e-mail é uma ferramenta essencial para fazer contatos profissionais. Mas é preciso saber gerenciá-lo bem para não perder o controle das mensagens e tempo tentando mantê-lo organizado.

Pensando nisso, nós, da equipe Zocprint, trouxemos algumas dicas de como organizar o e-mail corporativo e aumentar a sua produtividade. Confira abaixo!

Apagar e-mails antigos

Uma boa prática para tentar manter o seu e-mail organizado é apagar todos os e-mails lidos ou os que não precisam ser guardados. Ficar com a caixa de entrada lotada de mensagens irrelevantes só prejudica a sua produtividade. Faça uma faxina virtual para manter a quantidade de e-mails sob controle.

Ter mais de uma conta de e-mail

Ter uma conta de e-mail pessoal e outra profissional é uma boa saída para quem costuma receber muitas mensagens. Mas não pense que ter duas contas de e-mail é uma tarefa fácil. A dica é fornecer os e-mails certos para cada tipo de contato que você possui. Desse jeito, o recebimento dos e-mail poderá ser controlado de uma maneira mais eficiente, facilitando assim, a organização.

Crie pastas por assuntos

Criar pastas por assuntos ou por trabalhos é fundamental para ter o mínimo de sistematização e produtividade em suas contas de e-mails. Desta maneira, você vai gastar muito menos tempo e não vai perder nenhuma informação importante.

Utilizar e-mails no formato de conversa

Para organizar a sua caixa de e-mail, basta configurá-la para exibir as mensagens no formato de conversa para que todas as respostas, inclusive as suas, fiquem ordenadas em ordem cronológica. Uma segunda dica complementar sobre este assunto é nunca mudar o título do e-mail para não ficar perdido em sua própria caixa.

Cancelar inscrições desnecessárias

Se você é uma pessoa que segue vários sites de notícias e de compras, é possível que receba dezenas de e-mails por semana que podem virar lixo eletrônico.

O melhor é se descadastrar das assinaturas que você não costuma ler por falta de tempo ou interesse. Geralmente, a opção de cancelar a inscrição costuma estar localizada no final do corpo da mensagem que você recebeu.

Estabelecer horários destinados à leitura das mensagens

Uma dica de ouro para dar mais produtividade no seu dia a dia é estabelecer horários para a checagem e respostas de e-mails. Procure fazer essa atividade a cada duas horas ou quando não tiver tarefas urgentes na lista de afazeres do dia.

Utilizar ferramentas para administrar e-mails

Existem ferramentas com versões gratuitas e pagas que ajudam os usuários a administrarem e-mails no dia a dia.

Uma das mais conhecidas é o Google Inbox, que viabiliza a você organizar cada e-mail como uma tarefa. Com ele, é possível adiar a leitura de uma mensagem e criar lembretes para responder e-mail. Disponível gratuitamente para os sistemas operacionais Android, iOS, e também para os navegadores Chrome, Firefox, e Safari.

Para quem tem conta no Gmail, uma boa dica é utilizar a ferramenta, também gratuita, Special Stars. Para começar a usá-la, basta abrir pastas com os nomes de ações (como “Enviar resposta”) e criar estrelas coloridas para cada uma delas. Desta maneira, todas as mensagens são arquivadas nas pastas correspondentes, deixando a caixa de entrada livre.

Esperamos que essas dicas sejam úteis para você organizar o seu e-mail corporativo e aumentar a sua produtividade. Aproveite e também e confira nosso post sobre gerenciamento de estratégias que ajudam na produtividade!

Até o próximo post!