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Gestão e Negócios

3 dicas para aumentar a produtividade em um escritório

3 dicas de como aumentar a produtividade em um escritório

A baixa produtividade pode atingir qualquer um no ambiente de trabalho e, por isso, é uma preocupação constante para muitos empreendedores e gestores. E não é a toa, afinal, o ritmo de produção e a qualidade do serviço é um dos fatores mais importantes para o crescimento de um negócio.

Então, para que você consiga controlar melhor o andamento das atividades, nós, da Zocprint, trouxemos três dicas para aumentar a produtividade em um escritório. Confira!

1 – Comunicação interna

Esse é um ponto que afeta muitas empresas: a falta de comunicação interna. Quando as informações de trabalho não são transmitidas corretamente, ou pior, quando nem ao menos são repassadas, isso pode passar a refletir na produtividade. Para que uma demanda seja cumprida com qualidade e rapidez, a pessoa ou equipe responsável por ela precisa saber todas as informações necessárias para executá-la.

Por isso, a dica é nunca reter informações importantes! Sem essa fluidez na comunicação interna, além de problemas na realização de tarefas cotidianas, os colaboradores podem acabar se sentindo desmotivados.

Confira também: Comunicação interna: como funciona e porque é importante?

2 – Organização de tarefas

A organização das tarefas do escritório é o passo mais importante para aumentar a produtividade. E não estamos falando apenas em saber quais são as atividades que devem ser feitas no dia e na semana, mas sim um panorama geral do que vem pela frente. É indispensável que as tarefas sejam organizadas com antecedência e que se possa visualizar os afazeres do mês, assim como listá-los por data e prioridades.

Um jeito bem efetivo de manter sua equipe organizada é disponibilizar softwares e ferramentas compartilhadas de gestão de tarefas. São vários recursos que você encontra por aí, alguns pagos e outros gratuitos. Alguns exemplos são as planilhas e a agenda do Google Drive, apps como Todoist e Evernote, entre outros. Dessa forma, cada colaborador consegue controlar melhor o que precisa ser feito e as datas de entrega e você pode acompanhar o processo de toda a equipe!

Por outro lado, a sua empresa também pode disponibilizar agendas, blocos de notas, cadernos, canetas e todo esse tipo de material impresso que facilita aos colaboradores fazerem anotações no dia a dia. E o mais legal é que estes materiais podem ser personalizados com o nome da sua empresa, com um layout superbonito de acordo com o segmento do seu negócio!

Confira também 8 materiais personalizados para ter no escritório!

3 – Organização do ambiente

Acredite: quanto mais organizado for o ambiente do seu escritório, maior será a vontade das pessoas de trabalharem no local! Uma sala desorganizada, além de prejudicar as tarefas diárias, como a procura por documentos, acaba causando desânimo em todo mundo!

Uma maneira de você manter o ambiente em ordem e incentivar seus colaboradores a fazer o mesmo é investir em móveis e materiais que ajudam na organização do seu escritório. Estantes, prateleiras, nichos e gaveteiros são bons exemplos de móveis indispensáveis para manter tudo no lugar certo! E para arrumar os documentos e demais papéis do escritório, o ideal é ter pastas, caixas e organizadores em geral.

Então, gostou das dicas? Esperamos que elas ajudem a aumentar a produtividade na sua empresa. Não esqueça de deixar um comentário abaixo contando o que achou deste post ou até mesmo compartilhando conosco como você lida com esse problema no seu escritório! Até a próxima!