Fazer a gestão das tarefas pode auxiliar, e muito, na otimização do seu trabalho, principalmente em projetos que envolvem um grande número de pessoas ou que necessite de um prazo mais longo.
Essa habilidade determinará se o seu projeto terá sucesso e também impactará a sua entrega no prazo. Para que o êxito seja garantido, abaixo, vamos listar algumas dicas práticas sobre como priorizar tarefas.
Lembrando que essas dicas são válidas para os profissionais de qualquer área – especialmente se você não conta com uma ferramenta de gestão no seu local de trabalho. Confira as dicas que a equipe da Zocprint recomenda para o seu negócio!
1. Liste todas as tarefas e determine qual a prioridade
Uma forma eficaz de visualizar o que é prioridade na sua empresa é criar uma lista de tudo que você precisa fazer. Quem faz listas está sempre à frente na organização!
Depois disso, determine quais destas tarefas são mais urgentes. São consideradas tarefas urgentes aquelas que precisam ser finalizadas nas próximas horas ou, pelo menos, até o final do dia. Avalie também qual o impacto que a sua empresa terá se você atrasar a tarefa, por exemplo.
Você também pode avaliar qual o valor de cada tarefa, ou seja, quanto ela irá trazer de retorno para seu projeto. O retorno pode não ser necessariamente financeiro.
A tarefa pode representar o aperfeiçoamento de algum processo, que lá na frente irá trazer ganhos para a empresa. Você também pode avaliar quantas pessoas serão impactadas por determinado projeto: quanto mais pessoas envolvidas, por exemplo, mais importante é considerada uma tarefa.
2. Contabilize o tempo você demora para finalizar uma tarefa
Uma dica bastante importante para organizar as tarefas do dia de forma inteligente é contabilizar quanto tempo os seus colaboradores demoram para executar cada tarefa. Dessa forma, é possível prever quantas tarefas você pode delegar para uma pessoa por dia, considerando o prazo de entrega.
Outra dica é começar sempre com as tarefas que demandam mais esforço e tempo para serem executadas, já que, teoricamente, o colaborador tem mais energia e concentração no início do dia.
- Existe uma série de ferramentas de gestão que podem auxiliar você nesta etapa. Uma delas é o Kanban, que já abordamos aqui no blog. Conheça melhor essa ferramenta e melhore a otimização das suas tarefas!
3. Comunicação entre os colaboradores é essencial
Outra dica que pode ser bastante útil é: permita que as pessoas envolvidas no projeto possam trocar informações. O diálogo fácil pode permitir que a tarefa seja concluída mais rapidamente e também elimina a possibilidade de erros, que pode acontecer devido ao famoso “telefone sem fio”.
A troca de informações — principalmente se essa iniciativa partir do gestor da empresa ou de um projeto específico — evita a disseminação de informações não oficiais, que podem prejudicar o andamento do trabalho.
4. Esteja preparado para imprevistos
Tenha uma lista pronta, mas saiba que a prioridade das tarefas pode mudar ao longo do dia. Algum cliente pode fazer um pedido especial ou a tarefa pode ser algo que seja pré-requisito de determinada tarefa – como, por exemplo, ter a sala de reuniões livre para receber algum cliente. Por isso, esteja atento aos imprevistos e saiba como contorná-los.
5. Aprenda a delegar tarefas
Mesmo que você ocupe uma posição de gerência ou um cargo de gestão na sua empresa, saiba que delegar ou transferir tarefas é fundamental para não prejudicar o ritmo de trabalho.
Se você acredita que os seus colegas ou colaboradores não irão “dar conta” do trabalho, reavalie os pontos de melhoria com a sua equipe. Confiar no trabalho que a sua equipe desempenha é fundamental para que a empresa tenha bons resultados!
E então, ficou mais claro como priorizar tarefas no seu ambiente de trabalho? Esperamos que sim! Aproveite e conte para a gente qual método você usa na para priorizar tarefas na sua empresa. Até a próxima!