Carregando...
Marketing

Como organizar eventos corporativos: 5 dicas essenciais

Evento Corporativo

Realizar um evento corporativo pode ser muito útil! Trata-se de uma ótima forma de efetuar um encontro de funcionários que trabalham em sedes diferentes, de lançar algum produto ou serviço novo na sua empresa, ou de comemorar alguma data especial, além de ser uma boa maneira de engajar seu time.

No post a seguir, nós, da Zocprint, separamos cinco dicas essenciais para organizar eventos corporativos de sucesso. Confira a seguir!

1 – Defina qual o seu orçamento

Se você irá organizar o evento, mas não sabe qual o orçamento disponível, converse com a pessoa responsável por esta etapa, como o setor do financeiro, por exemplo. O tamanho do seu orçamento irá definir qual será o número de convidados, que lugar você utilizará como locação, qual será o serviço de buffet disponível, etc.

Se você não tiver recursos próprios suficientes, não tem problema: há outra opção muito comum nos eventos corporativos. Sabe aquele amigo ou contato que dispõe de algum espaço super bacana e que cairia como uma luva para o seu evento? A ideia, nesse caso, é propor uma parceria! Assim, os coparticipantes podem aproveitar a oportunidade para fazer um pequeno marketing do seu negócio!

2 – Faça um planejamento

Depois de saber o orçamento, já podemos ir para a etapa do planejamento! Esse processo é essencial até mesmo na produção de eventos, para o bom andamento do trabalho. Faça a si mesmo algumas perguntas, como:

  • Qual o objetivo da sua empresa com este evento?
  • Que tipo de impressão/valor você deseja passar para os seus convidados?
  • Qual a expectativa dos diferentes públicos — gestores, colaboradores, coordenadores — em relação ao evento?
  • Quem seriam os fornecedores ideais para a realização deste evento?

A partir das respostas, você já terá meio caminho andado para a realização do seu evento.

3 – Fique atento aos prazos

Geralmente o planejamento de um evento envolve várias pessoas ou empresas. Para coordenar todas essas ações e para que o seu evento aconteça na data, sem nenhum estresse desnecessário, planeje as datas de entrega montando um cronograma.

Montar um cronograma permite que você visualize melhor o processo de elaboração do evento. Por exemplo, se você precisa de um fornecedor de mesas e cadeiras, faça o contato com antecedência para garantir que o estabelecimento tenha a quantidade de itens necessários para o seu evento. Outro fator importante ao qual você precisa ficar atento é o envio dos convites. Faça isso com antecedência!

Quanto à locação do espaço, quanto mais cedo você definir datas e horários, maior será o seu número de opções. Defina prazos realistas, sempre deixando alguma margem para caso aconteça algum imprevisto.

4 – Divulgue o seu evento!

Existe uma série de canais disponíveis para que você divulgue o seu evento: redes sociais da empresa, grupo de e-mails ou convite personalizado são algumas opções. Se você conhecer os seus colaboradores, ficará fácil definir qual a melhor forma de divulgar.

Durante o evento, lembre-se de divulgar a sua marca ou o produto que você está lançando! Uma boa prática ainda são os banners, uma peça de divulgação promocional que nunca sai de moda, além de ser perfeita para dar o destaque necessário para o que precisa!

Outra boa ideia que você pode reservar para o final do evento é entregar alguns brindes, como canetas personalizadas com o logotipo da empresa. Isso certamente fará com que a sua marca seja lembrada de forma positiva pelo público.

5 – Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores

Como já dissemos, a realização de um evento normalmente depende do envolvimento de muitas pessoas e, se você está na organização, terá que ser bastante claro e transparente em relação ao que deseja e espera com os seus parceiros.

Fazer um briefing detalhado, convocar uma reunião conjunta ou com cada fornecedor são maneiras de manter todos os grupos alinhados para a realização do evento. O importante é que nenhum fornecedor tenha dúvidas!

Esperamos que as nossas dicas sobre como organizar eventos corporativos tenham sido úteis. Se você gostou do conteúdo talvez deseje saber mais sobre como aumentar o engajamento da sua equipe. Até o próximo post!